嵐兒的部落格

場景一：

某大學生坐在圖書館裡，漫不經心的滑著他的平板電腦，檢查有沒有人在FB上Tag他，接著傳了封訊息給學妹，只見學妹默默的顯示「已讀過」，沒有任何的回覆。該大學生嘆了一口氣後，把平板電腦扔到一邊，拿出了他的iPod，戴上耳機，開始聽起他最愛的音樂。

桌角旁那一堆書，在今天只翻了幾頁。

場景二：

某名上班族在開會的前一天，為了聽好朋友的傷心事，不小心聊太晚了，三點才睡，但隔天早上九點要到公司。

當他一覺睡醒，發現8點40分了，他才發現衣服還沒收… 

場景三：

某個人無法前往他昔日同窗的邀約，因為隔天就要交案子了。雖然早了一個禮拜就被知道他的好友約他了，但他還是等到了赴約的前一個小時，才傳了一封Line給他的昔日好友：「拍謝，隔天公司有案子要交，不去了…」

沒想到好友很憤怒的打給他罵好幾句，令人不禁深感困擾：「又不是我故意不去，還有案子要趕啊…」 

場景一的大學生，大概會在期中考之前發揮他「最後一分鐘」的效率，挑燈夜戰，以免被二一，而場景二的上班族，大概會以迅雷不及掩耳的速度，趕上附近的捷運站，擠進人滿為患的車廂，並在車上完成大半的打扮，而場景三在趕專案的那位，偶一為之還好，若長久這樣，很快就會被朋友列為拒絕往來戶。

我們都知道我們在「最後一分鐘」的時候，做事情特別起勁，可以把之前一個月做不完的事情，在極短的時間內做完，那滿滿的To-Do List，大概有一半會在倒數計時的時候劃掉。我們在快要遲到的時候，可以把二十分鐘的路程縮減為十分鐘。太神奇了！在最後一分鐘，火燒屁股之時，我們都成為了最有效率的工作者。  

但…如果我們可以在最後一分鐘做那麼多事，那在之前，我們甚至有一天、兩天、一個禮拜甚至一個月，卻跟最後一分鐘的表現判若兩人？我們又該如何讓前面好長的時間，都像「最後一分鐘」的時候，這麼有效率呢？ 

1.心態的調整

火燒屁股的時候，人類的確可以發揮莫大潛能，但長期抗戰，人類能做的事更大。

就像Amazon創辦人貝佐斯所實踐的價值觀：「我們都高估了短期能做的事，低估了長久能做到的成就。」

如果我們在有限的時間內，可以完成這麼多的事，那給我們更多的時間，我們不是可以做更多？但實際上是，大多的情況下，人都是在有「很多時間」的時候任光陰流逝，但在「倒數計時」的時候，才想起「寸金難買寸光陰」。

2. 追蹤時間

你能想起你今天做過什麼嗎？上午十點二十分的時候你在幹麼？今天主要的幾件大事，你各花了幾分鐘去做？

大部份人在回答這些問題的時候，都有十足的自信，但當他們開始「計帳」，開始去記錄「時間」這本最貴的戶頭，卻會發現自己根本奢侈成性，都知道時間花去哪了。杜拉克甚至在「高效能的五個習慣」當中提及，就連多數高階經理人，也有這個通病。

替金錢計帳，已經有許多人做不到了，替時間計帳，恐怕更難養成習慣，可是時間不只是金錢，金錢更買不到片段光陰。 

3.凡事都有優先順序 

如果我們是很忙碌的人，很可能我們也不想晚睡，可能被繁重的其他工作拖累，逼不得已要在「最後一分鐘」才完成事情。

但對於「忙來忙去」的我們，可能要去思考的是「凡事都有優先順序」。或許我們都很忙，但錯過小孩的畢業典禮，值得嗎？錯過了老婆的生日，值得嗎？

凡事都有順序，在一團亂的時候，拿出一張紙，把要做的事情寫下，再列出你有的時間，一定要按照優先順序把他們排進計劃裡，尤其是那些你錯過就不會再有的「家庭生活」與「私人時間」，別把重要的任務，或是重要的人跟日子，忘在計劃之外了。 

4.效能>效率

我們在最後一分鐘的時候多半很有效率，但總體來說，會把事情拖到最後才完，這樣做事缺少效能。「效率是把事情做到好，效能是做對的事情。」

或許我們在最後一分鐘趕出產品上線了，卻發現根本沒人買單，只因為我們沒有管理時間，在最後一分鐘我們總算趕出產品了，但行銷呢？甚至退一步來說，這個產品一開始就沒有人會買。

在時間所剩不多的時候，我們越難靜下心來，去思考問題的本質，而倉促做出的決定與解決辦法，自然容易以悲劇收場。 

5.資訊落差，越早Update越好

就像場景三的那位朋友，在最後一分鐘才跟別人取消赴約，這樣別人當然會生氣，很多事情，早點溝通、早點確認，才不用趕在最後一分鐘才來滅火。

另一方面，最怕的是，別人在最後一分鐘才請你去救火，從高中時代做報告、到上班做專案，甚至創業在蓋商業模式，都會遇到類似的事，提早、主動去確認訊息，但是又不會令對方不舒服，可謂溝通的一大藝術。

你也有「拖延的故事」嗎？希望這5個方法能幫到你，不過永遠要記住，「心態的調整」絕對是第一件要去做的事，心態不調整，不會有真正的改變。

本篇轉自 : http://woundero.wordpress.com/2012/09/27/go-beyond-the-last-minute/